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Automatización para pymes industriales: cuatro trámites que hoy se hacen a mano, resueltos con n8n
El parte de fin de turno, las vacaciones, las facturas de proveedores y los contactos de clientes. En una pyme industrial todo eso va en papel, en correos sueltos y en hojas de Excel que alguien rellena a mano. Cada trámite sigue el mismo patrón: un formulario sencillo, unas reglas claras que comprueban los datos, un correo a la persona que decide y una fila apuntada en la hoja de la oficina.
Pensado para pymes industriales: los trámites de oficina (partes, permisos, facturas, contactos) que hoy se hacen a mano o por correo.
Demo con datos ficticios: verás en pantalla una simulación del correo y del registro; no se envían correos ni se cambian datos reales.
Sin IA y sin licencias de pago: reglas fijas, fáciles de explicar y de cambiar. Tecnologías: n8n en Docker, Caddy y un servidor pequeño. Se adapta a cualquier sector: la demo usa una empresa de perfilado metálico inventada porque es el sector que mejor conozco.
Recorrido por la demo real: una factura correcta, una con la cuenta bancaria cambiada, el parte de turno, las vacaciones y un contacto de cliente. Con subtítulos.
Por qué hace falta
En una pyme industrial no falta trabajo de oficina: partes en papel que alguien pasa a limpio al día siguiente, vacaciones pedidas por correo y apuntadas en un calendario de pared, facturas que se revisan una a una y presupuestos que se quedan sin contestar. Nadie tiene tiempo para comprar e implantar un ERP para cada cosa.
La idea es automatizar el trámite tal como ya se hace, sin cambiar las herramientas que la gente usa: el formulario se abre desde el móvil, la decisión llega por correo y el resultado queda en una hoja como la de siempre. La persona solo interviene cuando hay algo que decidir.
Qué hace cada uno
Así se usa · Capturas de la demo. En cada trámite, a la izquierda el formulario del móvil; a la derecha, el correo que recibe quien decide y la hoja de la oficina con los datos de ejemplo.
Parte de fin de turno
El operario apunta desde el móvil, en un minuto, la cantidad fabricada y las paradas. n8n calcula la eficiencia frente al objetivo y los minutos de parada por motivo, avisa al jefe de turno si baja del 80 % y cada mañana a las 07:00 manda el resumen del día anterior.
Empecé por el parte de fin de turno, que conozco de planta, y apliqué el mismo método a los trámites de oficina.
Vacaciones y permisos
Cuenta los días laborables sin fines de semana ni festivos, comprueba el saldo y los solapes, y avisa si coincide con alguien del departamento. La responsable aprueba o rechaza con un botón del correo y el empleado recibe la respuesta.
Facturas de proveedores
Cinco comprobaciones: proveedor dado de alta, base + IVA = total, no duplicada, coincide con el pedido de compra y cuenta bancaria de la ficha. Si las comprobaciones cuadran, deja la factura preparada para revisión y registro; si no, la retiene para que contabilidad la revise. Los pagos reales siguen los controles y autorizaciones de la empresa.
Contactos de clientes
Puntúa cada petición de presupuesto de 0 a 100 por producto, volumen, plazo y sector. Las calientes van al comercial de su zona para llamar en 24 horas, las templadas en 3 días, y si nadie la atiende a tiempo llega un recordatorio.
Cuatro decisiones que salen del problema
📏 Reglas fijas, sin IA
Puntuar un contacto o aprobar una factura con reglas que se pueden leer permite explicar cada resultado y cambiarlo en un minuto. En una pyme, una decisión que nadie sabe justificar no se usa.
🏦 Se paga a la cuenta de la ficha
El sistema compara la cuenta bancaria de la factura con la ficha validada del proveedor y ayuda a detectar discrepancias. Aunque contabilidad apruebe una factura retenida, el pago va siempre a la cuenta registrada del proveedor. Los pagos reales requieren procedimientos humanos de validación.
👀 Una demo que se puede tocar
Todos los visitantes ven los mismos datos de ejemplo, que no se pueden modificar y se regeneran cada noche. Lo que envía cada uno sale debajo, resaltado, solo lo ve él y se borra a las 2 horas. Nadie estropea la demo del siguiente.
🔒 Solo sale a internet lo necesario
El editor de n8n no es público: se abre con un túnel SSH. El servidor web publica solo los formularios, la demo y su API, y devuelve 404 para todo lo demás.
Lo que tienen en común los cuatro
Lo que todavía no está probado
- No está implantado en ninguna empresa: es un proyecto de portfolio con una empresa inventada, y no se ha medido cuánto tiempo ahorra de verdad.
- El parte de turno y las vacaciones funcionan también como flujos reales, con correos de verdad. Facturas y contactos de clientes, de momento, solo en la demo: el flujo real de facturas leerá del buzón de correo facturas de formato fijo.
- La demo no manda ningún correo: enseña en pantalla el que se enviaría.
Pruébalo ahora
⚙️ La demo
Sin registrarse y en un minuto. Elige un trámite, rellena el formulario como lo haría un empleado y verás en pantalla una simulación del correo que llegaría y de la fila que quedaría apuntada. Cada trámite tiene una guía de cómo probarlo.
Abrir la demo →Proyecto de portfolio con datos ficticios: no se envían correos ni se cambian datos reales.
💻 Código y flujos
Repositorio público con los flujos de n8n exportados, los scripts para instalarlo en un servidor y la explicación de cada trámite.
Ver en GitHub →¿Quieres ver más?
Este es uno de los siete proyectos del portfolio. Cada uno nace de un problema real de planta.
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